1. عن الفرع
  2. الوحدات
  3. وحدة شؤون الطلاب والطالبات الأكاديمية

وحدة شؤون الطلاب والطالبات الأكاديمية

التعريف بالوحدة

تمثل وحدة شؤون الطلاب ​والطالبات الأكاديمية دورا أساسيا في الإشرف على إدارة جميع الأنظمة الخاصة بالشؤون الأكاديمية للطلاب ​والطالبات​ ومتابعة تنفيذها ، ومساعدتهم بإنهاء كافة الإجراءات والخدمات المتعلقة بالوحدة بكل سهولة ويسر. إضافة إلى أن تكون الوحدة رائدة في تقديم خدماتها بجودة عالية ودقة متناهية، وأن تحوز على رضا الطلاب والمستفيدين بما يضمن الارتقاء بجودة العملية التعليمية. 

ارتباط الوحدة

ترتبط وحدة شؤون الطلاب والطالبات​ الأكاديمية إدارياً بوكيل الكلية، ويعين رئيسها بقرار من عميد الكلية بناءاً على توصية وكيل الكلية.

أهداف الوحدة

  1. تقديم كافة الخدمات المتعلقة بالشؤون الأكاديمية للطلاب ​والطالبات ومتابعة تنفيذها.
  2. تطبيق معايير الجودة في جميع الخدمات التي تقدمها الوحدة.
  3. تطوير آليات جديدة لإدارة جميع الخدمات التي تقدمها الوحدة مع الاستغلال الأمثل للتقنية.
  4. إعداد النماذج والتقارير الخاصة بالوحدة.

مهام الوحدة

  1. الإشراف على تنفيذ اللوائح والقواعد التنفيذية للائحة الدراسة والاختبارات المتعلقة بالشؤون الأكاديمية للطلاب ​والطالبات ومتابعة تنفيذها.
  2. إستلام الحالات الطلابية وفرزها وتكملة البيانات المطلوبة ومراجعتها وتدقيقها وإحالتها للجان المختصة لدراستها.
  3. إعداد الجداول الدراسية (النظري والعملي) والإختبارات بالتنسيق مع أقسام الكلية ومسجل الكلية، والرفع لوكيل الكلية للتنسيق مع الكليات الأخرى.
  4. إعداد وتصميم كافة النماذج والإستمارات والإعلانات الخاصة بالوحدة.
  5. إعداد وكتابة التقارير الخاصة بانجازات الوحدة عن طريق جمع البيانات وتفريغها وتبويبها وتحليلها واستخراج النتائج والتوصيات والرفع بها إلى الجهات المعنية.

لجان الوحدة

تتكون وحدة الشؤون الاكاديمية من الثلاث لجان التالية:

  1. لجنة الأعذار الطلابية
  2. لجنة استقبال طلبات الحركات الأكاديمية
  3. لجنة الجداول الدراسية

لجنة الأعذار الطلابية

التعريف باللجنة

تختص لجنة الأعذار الطلابية بدراسة الطلبات المقدمة من الطلاب والطالبات​ بخصوص رفع الغياب عن المحاضرات النظرية والعملية والاختبارات الفصلية البديلة، ويتم البت فيها وتقديم القرارات المناسبة لأقسام الكلية ولأعضاء هيئة التدريس لرفع غياب عن المحاضرة أو لدخول الاختبار الفصلي البديل خلال الفترة المحددة.

مهام اللجنة

  1. إعداد وتصميم النماذج الخاصة باللجنة.
  2. إستقبال طلبات الأعذار الطلابية في حال التغيب عن المحاضرات النظرية والعملية وفق النموذج المعد لذلك.
  3. إستقبال طلبات الأعذار الطلابية في حال التغيب عن الإختبارات الفصلية وفق النموذج المعد لذلك.
  4. دراسة تلك الأعذار وإبداء الرأى حولها والموافقة عليها أو رفضها.
  5. إخطار أعضاء هيئة التدريس بقرارات اللجنة بخصوص الطلاب المقبولة أعذارهم في التغيب عن المحاضرات النظرية والعملية.
  6. إخطار الأقسام العلمية بقرارات اللجنة بخصوص الطلاب المقبولة أعذارهم في التغيب عن الإختبارات الفصلية لإجراء الإختبار البديل لهم.
  7. إعداد استبانة خاصة بتقييم آداء اللجنة وتحليل نتائجها والوقوف على نقاط القوة والضعف.
  8. إعداد وكتابة التقارير بالأعداد والإحصائيات الخاصة بعمل اللجنة.

أعضاء اللجنة (المجمع الأكاديمي للطلاب)

  1. أ. محمود خطاب - رئيس اللجنة
  2. أ. بهاء الدين عمايرة - عضواً
  3. أ. محمد رحمة الله - عضواً
  4. أ. مرتضى أحمد خان - عضواً
  5. أ. أحمد محمد جميل - عضواً

توزيع المهام / الإجراءات

م

المهام / الإجراءات

المسئول

وقت التنفيذ

1

إعداد وتصميم النماذج الخاصة باللجنة

أ. محمود خطاب

الأسبوع الأول

2

إستقبال طلبات الأعذار الطلابية

أ. بهاء الدين عمايرة

أ. محمد رحمة الله

أ. مرتضى أحمد خان

أ. أحمد محمد جميل

الأسبوع الأول : الأسبوع السابع عشر من يوم الأحد إلى يوم الأربعاء ولكل عضو ساعتين لتلقي الطلبات

3

دراسة الأعذار الطلابية وإبداء الرأى حولها

أ. محمود خطاب

أ. بهاء الدين عمايرة

أ. محمد رحمة الله

يوم الخميس من كل اسبوع

4

إخطار أعضاء هيئة التدريس بقرارات اللجنة (المحاضرات)

أ. مرتضى أحمد خان

بنهاية يوم الخميس من كل اسبوع

5

إخطار الأقسام العلمية بقرارات اللجنة (الإختبارات الفصلية البديلة)

أ. محمود خطاب

سيتم تحديده لاحقاً

6

إعداد استبانة تقييم الآداء وتحليلها

أ. أحمد محمد جميل

الأسبوع الخامس عشر

7

إعداد وكتابة التقارير بالأعداد والإحصائيات

أ. محمود خطاب

أ. بهاء الدين عمايرة

أ. محمد رحمة الله

الأسبوع التاسع عشر
 
 

 

لجنة استقبال طلبات الحركات الأكاديمية

التعريف باللجنة

تختص لجنة استقبال طلبات الحركات الأكاديمية بإستقبال الطلبات التي يتقدم بها الطلاب والطالبات حول العمليات الأكاديمية ذات الظروف الخاصة، و التي تعترض مسيرتهم الأكاديمية مثل: حذف مقرر أو فصل دراسي، ورفع الحرمان، وإعادة القيد، وطلب فرصة إضافية، وغيرها، وترفع الطلبات للجهه ذات العلاقة.

مهام اللجنة

  1. إعداد وتصميم النماذج الخاصة باللجنة.
  2. إستقبال طلبات رفع الحرمان عن المقررات الدراسية.
  3. إستقبال طلبات حذف المقررات الدراسية.
  4. إستقبال طلبات حذف الفصل الدراسي.
  5. إستقبال طلبات إعادة القيد للطلاب اللذين تم طي قيدهم.
  6. إستقبال طلبات الفرص الإضافية للطلاب اللذين تم فصلهم أكاديمياً.
  7. إستقبال طلبات أعذار الإختبارات النهائية.
  8. فرز وحصر الطلبات والرفع بها للجهه ذات العلاقة.

أعضاء اللجنة  (المجمع الأكاديمي للطلاب)

  1. أ. محمود خطاب - رئيس اللجنة
  2. أ. بهاء الدين عمايرة - عضواً
  3. أ. محمد رحمة الله - عضواً
  4. أ. مرتضى أحمد خان  -عضواً
  5. أ. أحمد محمد جميل - عضواً

توزيع المهام / ​الإجراءات

م

المهام / الإجراءات

المسئول

وقت التنفيذ

1

إعداد وتصميم النماذج الخاصة باللجنة

أ. محمود خطاب

الأسبوع الأول

2

إستقبال الطلبات

أ. بهاء الدين عمايرة

أ. محمد رحمة الله

أ. مرتضى أحمد خان

أ. أحمد محمد جميل

الأسبوع الثامن : الأسبوع التاسع عشر من يوم الأحد إلى يوم الأربعاء ولكل عضو ساعتين لتلقي الطلبات

3

فرز وحصر الطلبات

أ. محمود خطاب

أ. أحمد محمد جميل

عند حاجة الجهه المسؤولة لها
 

لجنة الجداول الدراسية

التعريف باللجنة

تهتم اللجنة بإعداد الجداول الدراسية بما يتناســب مع متطلبات وسياسات الكلية، ويتم ذلك بالتنسيق مع أقسام الكلية ومسجل الكلية، وذلك للحــد من المشاكل والعقبات التي تواجه اعداد الجداول الدراسية بما لا يتعارض مع سير العملية التعليمية.

مهام اللجنة

  1. إعداد الجداول الدراسية ( العملي والنظري) للفصل الدراسي التالي بالتنسيق مع أقسام الكلية وايضا مسجل الكلية والرفع لوكيل الكلية للتنسيق مع الكليات الأخرى.
  2. توزيع المقررات المطروحة على قاعات ومعامل الكلية.
  3. التدقيق على تناسب عدد طلاب وطالبات الشعبة مع سعة القاعة المسجلة للمقرر.
  4. العمل على حل مشاكل التعارضات الموجودة بالجداول الدراسية.

أعضاء اللجنة  (المجمع الأكاديمي للطلاب)

  1. د. على بن محمد القروي -  رئيس اللجنة
  2. أ. محمود خطاب - عضواً
  3. د. أزاد مبارك علي - عضواً
  4. أ. عمر بن حسين - عضواً
  5. أ. محمد عاشق رسول  - عضواً
  6. أ. سيد أصف باشا - عضواً
 

تعليمات ومواعيد هامة

  1. يسمح بتقديم الأعذار إذا تغيب الطالب/الطالبة عن المحاضرات النظرية والعملية أو الإختبارات الفصلية بعذر رسمي.
  2. أخر موعد لتقديم الأعذار عن المحاضرات بتاريخ 07/04/1438 هـ الموافق 05/01/2017 م.
  3. أخر موعد لتقديم الأعذار عن الإختبارات الفصلية بتاريخ 12/04/1438 هـ الموافق 10/01/2017 م.
  4. يجب أن يكون تاريخ إصدار العذر خلال إسبوعين فقط من تاريخ الغياب.
  5. يرجى الرجوع إلى قائمة الأعذارالمقبولة حسب اللائحة.

تعليمات تقديم أعذار مقبولة

  1. طباعة الإحالة لطلب العذر من النظام الأكاديمي أو عمادة شؤون الطلاب ومراجعة الجهة المعنية مثل المستشفى، المرور وغيرها.
  2. يجب إحضار العذر من الجهة المعنية خلال 14 يوم من تاريخ الغياب فقط ولن يقبل أي عذر يتجاوز ذلك.
  3. اللجنة لن تقبل اى نوع من الأعذار بدون رقم الإحالة والتاريخ.

 

خطوات تقديم الأعذار

  1. يمكن تقديم العذر خلال ساعات العمل المحددة والمذكورة على شاشة الإعلانات في وحدة شؤون الطلاب الأكاديمية ، والحصول على إيصال إستلام الطلب بعد تعبئة النموذج.
  2. يجب تعبئة كل البيانات بدقة على برنامج الخدمات الإلكترونية بالوحدة.
  3. لن يقبل أي مراجعة للطالب/للطالبة بدون الإيصال.
  4. يتم ارسال بريد الكتروني للطالب/للطالبة بالموافقة على العذر أو برفضه من خلال لجنة الأعذار بالوحدة.
  5. يتم ارسال بريد الكتروني لأستاذ المقرر في حالة الموافقة فقط على العذر المقدم من الطالب/الطالبة لرفع الغياب من النظام الأكاديمي.
  6. المسؤول عن إستلام الأعذار

المسؤول

ساعات العمل

اليوم

أ- مرتضی احمد خان

10:00ص وحتى 12:00م

الأحد

أ-بهاء الدين عمايرة

10:00ص وحتى 12:00م

الاثنين

أ- أحمد محمد جميل

10:00ص وحتى 12:00م

الثلاثاء

أ- محمد رحمة الله

10:00ص وحتى 12:00م

الأربعاء

عدم استقبال أي عذر 
(اجتماع لجنة الأعذار للتحقق والمعالجة وإرسال القرارات)

الخميس
 

 

تعليمات طلب غياب بعذر عن محاضرة أو اختبار فصلي

 

حددت لائحة الدراسة والإختبارت نسبة 25% للغياب بدون عذر للحالات والظروف الطارئة التي قد يتعرض لها الطالب/الطالبة ولا يستطيع تقديم عذر لها.

وفي حالة رغبة الطالب/الطالبة تقديم عذر لاي غياب في حدود 25% فانه يجب إتباع التالي:

  • يجب على الطالب/الطالبة ( بواسطته أو من ينوب عنه ) تقديم عذر مقنع وموثق يمنع الطالب/الطالبة من حضور المحاضرات النظرية أو العملية الى وحدة شؤون الطلاب الأكاديمية بالكلية.
  • يجب ان يقدم العذر خلال اربعة عشر يوما (14) يوم من تاريخ المحاضرة ولا يقبل اي عذر بعد ذلك.
  • يتم تحويل الغياب الى غياب بعذر في حالة قبول العذر.

الأعذارالمقبولة للغياب بعذر عن محاضرة

تشمل الأعـذار التي تقبل من قبل الجامعة والكلية، والتي على ضوئها يمنح الطالـب/الطالبة غياب بعذر أو امتحانـا بديلا للإختبارت الفصلية ما يأتي:

  • الآعذارالمرضية، بشرط تقديم تقرير طبي خاص بالطالب/الطالبة ، ويجب توفر التالي :
  • وجود إحالة عمادة شؤون الطلاب برقم وتاريخ
  • أن يكون التقرير مصدق عليه من
    • مستشفى حكومي
    • أو مستشفى خاص
    • أو الخدمات الطبية بالجامعة
  • ولا يقبل خلافه كالمشاهد الطبية او التقارير الطبية الصادرة من مركز او مستوصف خاص.
  • وفاة أحد أفراد العائلة من الدرجة الأولى، وبحد أقصى ثلاثة أيام ( الأب – الأم – الأخ – الأخت – الابن – البنت )
  • حادث مروري نتج عنه إصابات تمنع الحركة، ويجب على الطالب/ الطالبة إيصال التقرير الطبي اللازم و تقرير الحادث (بواسطة الطالب/الطالبة أو من ينوب عنه).
  • الإيقاف أو الســجن، وعلــى الطالــب/الطالبة طلــب إبــلاغ الجامعــة بخطــاب مــن الجهــة التي أوقــف فيهــاموجه الى كليته التي ينتمي إليها .
  • مواعيد مثبتة من جهات رسمية( جلسات محاكم مصدقة من أحد القضاة أو كتـاب العـدل ، أو مواعيـد مستشفيات خارج المنطقة، وغيرها)
  • الظروف الشخصية والأسرية القاهرة والطارئة، وتقدر هذه الحالات من قبل لجنة مخصصة في الكلية.

 

خطوات تقديم الأعذار

إذا تغيب الطالب/الطالبة عن المحاضرات النظرية والعملية أو الإختبارات الفصلية يمكنه تتبع المخطط التالي:

 

summary